ایمیل یا جلسات رودررو؛ کدام رویکرد برای کسب و کارها مناسب است؟

ایمیل یا جلسات رودررو؛ کدام رویکرد برای کسب و کارها مناسب است؟

دیوارهای دفتر مرکزی آژانس اطلاعات مرکزی آمریکا در لانگلی ویرجینیا حاوی بیش از ۴۸ کیلومتر لوله‌های فولادی ۱۰ سانتی‌متری است. این لوله‌ها در اوایل دهه‌ی ۱۹۶۰ به‌عنوان بخشی از سیستم پستی، درون دفتری مجهزشده به سیستم وکیوم (خلأ) و بسیار دقیق نصب شده بودند. پیام‌های بسته‌بندی‌شده در ظروف شیشه‌ای با سرعت ۹ متر در ثانیه در میان تقریبا ۱۵۰ ایستگاه در هشت طبقه پخش می‌شدند. فرستنده‌ها با دست‌کاری حلقه‌های برنجی در پایه‌ی خود، مقصد هر کپسول را مشخص می‌کردند. سپس ویجت‌های الکترومکانیکی موجود در این لوله‌ها آن تنظیمات را می‌خواندند و هر کپسول را به‌سمت مقصد خود هدایت می‌کردند. در اوج خود، این سیستم روزانه موفق می‌شد ۷،۵۰۰ پیام ارسال کند.

Pneumatic_tube

لوله‌های پنوماتیک حمل نامه

طبق تاریخ شفاهی حفظ‌شده‌ی آژانس اطلاعات مرکزی (CIA)، در اواخر سال ۱۹۸۰ حین گسترش دفتر مرکزی، این سیستم ارسال و دریافت مرسولات کنار گذشته شد و همین امر باعث ناراحتی کارمندان شد. بعد از این اتفاق، برخی مجددا به فکر نصب همان لوله‌های سریع و بی‌دردسر افتادند که پیام‌ها را به‌راحتی به هر ایستگاه می‌رساند. عده‌ای دیگری نیز از این موضوع ابراز نگرانی می‌کردند که ارتباطات اداری داخلی به‌طور چشمگیری کُند شود. پس شاید بهتر بود دونده‌هایی استخدام می‌کردند تا به‌سرعت این پیام‌ها را با پای پیاده به‌موقع تحویل دهند. این در حالی‌ بود که در بایگانی آژانس نوشته‌ای با عبارت «لوله‌های پستی را حفظ کنید» وجود داشت.

سیستم لوله‎ای پستی سی‌آی‌اِی (سیا) نمونه‌ای قطعی از یکی از جنبش‌های بزرگ تکنولوژی در قرن بیستم محسوب می‌شد. آنچه متخصصان ارتباطات از آن با نام «پیام‌رسانی ناهم‌زمان» (Asynchronous Messaging) در محیط کار یاد می‌کنند، به تعامل و ارتباطی هم‌زمان یا سنکرون گفته می‌شود که همه‌ی طرفین در همان زمان حاضر باشند. این حضور در حالی ممکن است که در یک محل مانند اتاق یا ازطریق تلفن تمام حاضران شرکت کرده باشند. درمقابل، در ارتباط ناهم‌زمان نیازی نیست گیرنده هنگام ارسال پیام حضور داشته باشد. هرکسی می‌تواند در هر زمان دلخواه پیامی ارسال کند و فرد گیرنده‌ی پیام در اوقات فراغت به آن پاسخ دهد.

در طول تاریخ، بیشترین تعامل بین همکاران در محل کار به‌طور پیش‌فرض به‌صورت هم‌زمان بوده است. از کارگاه‌های دوره‌ی رنسانس گرفته تا اتاق‌های کار قرن نوزدهم که در آن نویسندگان مشهوری چون چارلز دیکنز خالق شخصیت‌های داستانی چون باب کراچیت در رمان سرود کریسمس و هرمان ملویل خالق داستان کوتاه بارتلبی محرر شدند، معمولا دفتر کاری با فضای واحد بود که تعداد کمی از افراد در آن به کار مشغول بودند. با اینکه نامه‌نویسی در دسته‌ی سبک ارتباطی ناهم‌زمان قرار داشت و قرن‌ها جزئی از تجارت بود؛ اما سرعت آن برای همکاری روزانه بسیار کُند بود؛ بنابراین، در بیشتر دفاتر اداری از سیستم هم‌زمانی استفاده می‌شد.

NikilSaval-Cubed

نیکیل ساوال، نویسنده‌ی کتاب مکعب

این وضع موجود با ظهور دفتر اداری بزرگ جدیدی شروع به تغییر کرد. نیکیل ساوال، منتقد و یکی از مشارکت‌کنندگان نیویورکر (New Yorker)، در کتاب معروف خود «مکعب؛ تاریخچه‌ی اسرارآمیز محل‌ کار» می‌نویسد:

این تغییر بین سال ۱۸۶۰ اتفاق افتاد؛ یعنی زمانی‌که در سرشماری انجام‌شده در ایالات متحده‌ی آمریکا مشخص شد حدود ۷۵۰ هزار نفر در «خدمات حرفه‌ای» مشغول کار هستند. در سال ۱۹۲۰، این تعداد به بیش از چهارمیلیون افزایش یافت. ساوال می‌نویسد در این دوره تجارت به تجارتی بزرگ تبدیل شده بود.

larkin-building

ساختمان لارکین داد که در سال ۱۹۰۳ فرانک لوید رایت، مشهورترین معمار تاریخ آمریکا، طراحی‌اش کرد.

دفاتر کاری کوچک جای خود را به بناهای بزرگ و درعین‌حال جدیدی همچون ساختمان لارکین دادند که در سال ۱۹۰۳، فرانک لوید رایت، مشهورترین معمار تاریخ آمریکا، آن را طراحی کرد. در این ساختمان، ۱۸ هزار کارمند در پنج طبقه و یک زیرزمین مشغول کار بودند که غار دهلیزمانندی آن را به مرکز نور متصل کرده بود. در این ساختمان، همه در کنار هم کار می‌کردند و هیچ دفتر یا فضای خصوصی تفکیک‌شده‌ای وجود نداشت. این سازه به‌خودی‌خود انقلابی در دنیای کاری مدرن ایجاد کرد؛ چراکه پیش‌از‌آن، معمولا کارفرمایان جدا از کارکنان خود فعالیت می‌کردند. معرفی مبادلات تلفنی اداری در اوایل قرن بیستم، به کاربردی‌ترشدن چنین فضاهایی کمک کرد؛ اما هماهنگی مکالمات تلفنی نیازمند اتصال خطی به برچسب تلفن منشی بود.

pneumatic-tube-transport

شبکه‌ی لوله‌های پنوماتیک سی‌آی‌اِی

ازآنجا‌که در این روش پیام‌ها روی میزهای اداری روی‌هم انباشته می‌شدند، کمبود سیستم پیام‌رسانی ناهم‌زمان به‌صورت کاربردی به‌شدت احساس می‌شد. اگر روشی وجود داشت که در آن هر کارمند فقط وقتی می‌توانست، پیامی ارسال می‌کرد که فرصت مناسب انجام این کار را داشت و متعاقبا گیرنده‌ی پیام نیز وقتی می‌توانست پیام را بخواند که زمان مناسبی داشت، میزان سرعت از سیستم پستی درون دفتری بهتر می‌بود. مدیران در این فکر هستند که اگر چنین سیستمی ایجاد شود، تعامل و همکاری کارآمدتری نیز حتی به‌صورت غیرهم‌زمان ممکن خواهد شد و تعداد تماس‌های ازدست‌رفته برای پاسخ و انتظار برای رسیدن سبد نامه‌ها به‌پایان خواهد رسید. در عصر ظهور دفاتر اداری بزرگ، اصل کاربردی پیام‌رسانی ناهم‌زمان بسیار مهم بود؛ درنتیجه، این اعتقاد باعث ایجاد سرمایه‌گذاری در پروژه‌هایی ازقبیل شبکه‌ی لوله‌های پنوماتیک سی‌آی‌اِی شد.

Telephone_exchange

سایر ساختمان‌های اداری بزرگ نیز بخت خود را با راه‌‌حل لوله‌های پنوماتیک آزمایش کردند؛ اما هزینه‌ی هنگفت و پیچیدگی این سیستم‌ها انجام چنین کاری را اساسا غیرعملی کرد. سپس در سال ۱۹۸۰، فناوری‌ دیگری با روشی بسیار راحت‌تر به‌شکل کامپیوتر‌های رومیزی متصل ازطریق شبکه‌های دیجیتال شکل گرفت. با گسترش این شبکه‌ها، نامه‌ی الکترونیکی (e-mail) برای ایجاد ارتباطات ناهم‌زمان به دفاتر اداری ایجاد شد. گلوریا مارک، استاد دانشگاه کالیفرنیا، درزمینه‌ی تأثیر فناوری کامپیوتر در محیط کار تحقیق می‌کند. او گسترش استفاده از نامه‌ی الکترونیکی (ایمیل) را در مطالعات انجام‌شده از سال ۱۹۶۵ تا ۲۰۰۶ به‌صورت جدول داده‌ای جمع‌بندی کرده است که استفاده‌ی ایمیل در وقت اداری را به‌طور خلاصه بیان می‌کند. این مطالعات را می‌توان به دو گروه عمده تقسیم کرد: قبل از ورود پست الکترونیکی و بعد از آن. کارمندان اداره‌ها قبل از ورود فناوری ایمیل، حدود ۴۰ درصد از وقت خود را در «جلسات برای برنامه‌ریزی» و ۲۰ درصد را نیز مشغول هماهنگی برای «میز کار» بودند؛ اما بعد از ورود ایمیل، این درصدها تغییر کردند.

با ورود ارتباطات ناهم‌زمان به‌صورت کاربردی، مردم بخش درخورتوجهی از تعامل خود را جایگزین استفاده از پیام‌رسان دیجیتالی کردند که درصورت تقاضای هر فرد، آماده‌ی پاسخ‌گویی به آن بودند و دیگر از سیستم‌های ارتباطی قدیمی استفاده نکردند. طبق بررسی‌های شرکت تحقیقاتی‌تکنولوژی گروه رادیکاتی (Radicati Group)، تخمین زده می‌شود در سال ۲۰۱۹، روزانه بیش از ۱۲۸ بیلیون پست الکترونیکی در حوزه‌ی کسب‌و‌کار ارسال و دریافت شود. همچنین به‌طور متوسط هر کاربر مرتبط با کسب‌و‌کار نیز روزانه با ۱۲۶ ایمیل سروکار داشته باشد. ارتباطات ناهم‌زمان برتری و قدرت کاملی از سیستم قدیمی هم‌زمان داشت؛ به‌طوری‌که برخی از توسعه‌دهندگان ابزارهای همکاری دیجیتالی به‌سخره این حقیقت را اعتراف می‌کردند که می‌توان به این فناوری به‌اندازه‌ی جلسات حضوری اعتماد کرد. در وبلاگی با عنوان «آینده‌ی کاری در دستان ارتباطات ناهم‌زمان است»، بلیک تورن، بازاریاب فناوری، سیستم ارتباط ناهم‌زمان را با دستگاه فکس مقایسه کرده است. او در مطلب خود چنین نوشته است که این فناوری اثری ماندگار و یادگاری است برای نسل‌های آینده. این فناوری نوادگانتان را متعجب می‌کند، وقتی بفهمند زمانی در گذشته مردم چگونه کار می‌کردند.

در سال ۲۰۱۹، روزانه بیش از ۱۲۸ بیلیون پست الکترونیکی در حوزه کسب‌و‌کار ارسال و دریافت می‌شد

همان‌طورکه پست الکترونیکی جای خود را در دفترهای اداری مدرن باز کرده بود، پژوهشگران مشغول مطالعه روی تئوری سیستم توزیع‌شده برای بررسی سود و ضرر معاملات تجاری بین سیستم ناهم‌زمان و هم‌زمان بودند. نتیجه‌ی این مطالعات بسیار جالب بود؛ چراکه آنچه در نتایج تحقیقات مشخص شد کاملا برخلاف نظر جمع غالب بود. پژوهشگران به این نتیجه رسیده بودند که هم‌زمانی سیستم برتری است و ارتباطات گسترش‌یافته از سیستم ناهم‌زمان در طول زمان از انجام کار به‌جای توسعه‌ی آن مانع می‌شود.

موضوع هم‌زمانی درمقابل ناهم‌زمانی مسئله‌ی بسیار اساسی برای تاریخ علوم کامپیوتر است. در دو دهه‌ی اول انقلاب دیجیتالی، برنامه‌هایی برای اجرا روی ماشین‌های انفرادی طراحی شدند. پس‌ازآن با توسعه‌ی شبکه‌های کامپیوتری، برنامه‌هایی نوشته شدند که می‌توانستند روی چندین ماشین مستقر شوند و باهم ازطریق یک شبکه کار کنند. بسیاری از این سیستم‌های توزیع‌شده‌ی اولیه همان‌طورکه شناخته شدند، به‌طور پیش‌فرض ناهم‌زمان بودند. در چنین سیستمی، ماشین A پیامی را به ماشین B ارسال می‌کند، به این امید که سرانجام تحویل داده و پردازش شود؛ اما دقیقا مشخص نیست فرایند پردازش و تحویل در چه مدت انجام خواهد شد. اگر سرعت شبکه آهسته باشد یا پردازنده‌ی ماشین B درگیر فعالیت‌های دیگری باشد یا اگر ماشین B عملکردش را از دست دهد، ممکن است مدت زیادی طول بکشد و حتی ممکن است اصلا این اتفاق نیفتد. یکی از ساده‌ترین راه‌حل‌ها برای این مشکل، مهندسی سیستم‌های توزیع هم‌زمان است. در این سیستم، ارتباطات هم‌زمان و درلحظه نزدیک‌تر هستند و پیام‌ها در چهارچوب زمانی محکم و پیش‌بینی‌پذیر منتقل می‌شوند. در‌این‌صورت، ماشین‌ها می‌توانند باهم در هر دور کار و تمام مراحل قبل از اتمام هر دور، باهم تمام کنند.

Nasa / ناسا

چند سیستم توزیع هم‌زمان در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ ساخته شد. برای نمونه، ناسا سیستم کنترل هواپیمای رایانه‌ای را طراحی کرد که برای کار با سطوح کنترل هواپیما به چندین پردازنده‌ی کامپیوتری وابسته بود. طراحی این سیستم به‌گونه‌ای بود که اگر پردازنده‌ای در شرایط نامناسب پرواز در ارتفاع زیاد با شکست مواجه شود، این سیستم به‌طور کلی می‌تواند عملکرد خود را حفظ و از برخورد و تصادف جلوگیری کند. برای ساده‌کردن تکلیف برنامه‌نویسی نرم‌افزاری که ایمن‌تر خطا تحمل شود، پردازنده‌ها روی مدار زمان‌بندی سفارشی متصل شدند که عملیات آن‌ها درحدود ۵۰ میکروثانیه هم‌زمان شده بود؛ اما ساخت سیستم‌های هم‌زمان با هزینه‌ی هنگفتی همراه بود. آن‌ها به سخت‌افزار سفارشی یا نرم‌افزار مخصوصی نیاز داشتند که دقیقا بتواند فعالیت پردازنده‌ها را سازمان‌دهی کند. در دنیای ارتباطات در محل کار، پس از آنکه هم‌زمانی تنظیم می‌شد، روش راحت‌تری برای برقراری ارتباط بود؛ ولی تنظیم آن وقت و تلاش فراوانی می‌طلبید.

در سال ۱۹۸۰، متفکران حوز‌ه‌ی کسب‌و‌کار و دانشمندان علوم کامپیوتری درعین‌حال به نتیجه‌ی مخالفی رسیدند. افرادی که به‌نوعی مسئول انجام امور محل کار بودند، متمرکز شدند تا سربار ایجادشده از تعامل هم‌زمان را سامان‌دهی کنند. آن‌ها معتقد بودند حذف این سربار ایجادشده ازطریق سیستم غیرهم‌زمان ممکن است بتواند ارتباط و تعامل درون کسب وکار رل بهینه‌تر کند. افزون‌براین، دانشمندان علوم کامپیوتر با بررسی ارتباطات ناهم‌زمان با استفاده از رویکرد ریاضی معروفی به‌نام «نظریه‌ی الگوریتم» دریافتند گسترش ارتباطات با تأخیرهای پیش‌بینی‌نشدنی به‌ ایجاد پیچیدگی‌های جدیدی منجر می‌شود که کاهش این پیچیدگی‌ها دشوار است. درنتیجه، زمانی‌که دنیای کسب‌و‌کار هم‌زمانی را مانع می‌دانست و درصدد رفع آن بود، نظریه‌پردازان بر این باور بودند که این سیستم برای همکاری کارآمدتر بنیادی است.

کشف جالب درزمینه‌ی علوم کامپیوتر در این دوره، مشکل مسئله‌ای به‌نام اجماع (Consensus) بود. تصور کنید هر دستگاه در سیستم توزیع‌شده‌ای، عملیاتی مانند واردکردن معامله‌ای به پایگاه داده با رجحان اولیه به ادامه یا لغو آن را آغاز کند. هدف این ماشین‌ها آن است که به اجماعی برسند یا همه با ادامه یا لغو عملیات موافقت کنند. ساده‌ترین راه‌حل برای هر دستگاه این است که با توجه به ترجیحات دیگر ماشین‌ها، برخی از قوانین ثابت را اعمال کند. برای مثال، شمارش آراء به‌منظور تعیین برنده برای اینکه مشخص شود کدام تصمیم‌گیری اتخاذ ‌شود. بنابراین، اگر همه‌ی ماشین‌ها به انتخاب یکسانی رأی دهند، همه‌ی آن‌ها تصمیم مشابهی اتخاذ می‌کنند.

زمانی‌که دنیای تجارت هم‌زمانی را مانع می‌دانست، نظریه‌پردازان بر این باور بودند که این سیستم برای همکاری کارآمدتر است

مشکل این است که شاید برخی از کامپیوترها خراب شوند. اگر چنین اتفاقی بیفتد، درنهایت سایر گروه آن‌قدر منتظر خواهد ماند تا از دیگر اعضا که حتی فعالیتی هم ندارند، خبری شود. این در حالی‌ است که در سیستم هم‌زمان، این چنین مسائلی به‌راحتی حل‌شدنی هستند. در این سیستم، اگر سرعت ماشینی به‌اندازه‌ی کافی سریع نباشد و با سایر گروه هماهنگ نباشد، می‌توان آن‌ را از رده خارج کرد و با نادیده‌گرفتن آن، کار را ادامه داد. به‌وجودآمدن خرابی در سیستم‌های ناهم‌زمان، بسیار بیشتر مشکل‌ساز هستند. تمایز بین کامپیوتری که دچار خرابی و سیستمی که دچار تأخیر شده، دشوار است. ابتدا برای مهندسانی که این مشکل را مطالعه کرده بودند، بدیهی به‌نظر می‌رسید بهتر است به‌جای اینکه منتظر بمانند تا از روی اولویت و ترجیحات هر دستگاه چیزی را یاد بگیرند، هرکسی به‌دنبال کاوش بیشترین جزئیات از هر دستگاه باشد. باوجوداین‌، سه تن از دانشمندان حوزه‌ی علوم کامپیوتر با انتشار مقاله‌ای علمی، بسیاری از افراد مشغول در این حوزه را بسیار متعجب کردند. مایکل فیشر و نانسی لینچ و مایکل پاترسون در مقاله‌ای در سال ۱۹۸۵، ازطریق نمایش مجازی در منطق ریاضی اثبات کردند در سیستم ناهم‌زمان، هیچ الگوریتم توزیع‌شده‌ای نمی‌تواند تضمین‌کننده‌ی دستیابی به اجماع باشد؛ حتی اگر فقط یک کامپیوتر با شکست مواجه شود.

Lamport

لسلی لامپورت، یکی از چهره‌های سرشناس درزمینه‌ی سیستم‌های توزیع‌شده و برنده‌ی جایزه‌ی آلن تورینگ سال ۲۰۱۳

پیامد اصلی تحقیق درزمینه‌ی سیستم‌های توزیع‌شده این است که بدون هم‌زمانی کار با چنین سیستم‌هایی برای برنامه‌نویسان معمولی دشوار است. به‌نظر می‌رسد ناهم‌زمانی همبستگی را چنان پیچیده می‌کند که همیشه این ارزش وجود دارد که با کمی سرمایه‌گذاری رو به هم‌زمان‌سازی رفت. درحقیقت، مبارزه با ناهم‌زمانی نقش مهمی در ظهور عصر اینترنت داشته است و نوآوری‌ها و مراکز داده‌ای عظیم که شرکت‌هایی مانند آمازون و فیسبوک و گوگل اجرا می‌کنند و مراکز داده‌ی توزیع‌شده‌ی تحمل خطا را ممکن ساخته است که هرروز با اطمینان میلیون‌ها معاملات کارت اعتباری را پردازش می‌کنند. لسلی لامپورت، یکی از معروف‌ترین چهره‌های اصلی درزمینه‌ی سیستم‌های توزیع‌شده، برنده‌ی جایزه آلن تورینگ سال ۲۰۱۳ شد. مهم‌ترین جایزه‌ی تمایز در علوم کامپیوتری به‌خاطر کار روی الگوریتم‌هایی که به هم‌زمانی سیستم‌های توزیع‌شده کمک کرده بود، به وی تعلق گرفت. در تاریخ فناوری، جای تأسف است که از توسعه‌ی سیستم‌های کامپیوتری توزیع‌شده هم‌زمان برای ایجاد سبک ارتباطی استفاده می‌شود که از آن به دور هستیم.

هر کارمندی که در تجربه‌ی اول کاری خود در محیط اداری استانداردی مشغول کار شود، با مشکلاتی مواجه خواهد شد که در پی تعصب کار با ارتباطات ناهم‌زمان وجود دارد. همان‌طورکه نظریه‌پردازان سیستم توزیع‌شده کشف کردند، دورماندن از تعامل هم‌زمانی می‌تواند باعث پیچیده‌ترشدن هماهنگی شود. رؤیای جایگزینی تماس تلفنی سریع با پست‌ الکترونیکی سریع‌تر به واقعیت نپیوست و درعوض، آنچه در مدت چند دقیقه ازطریق تلفن برطرف‌کردنی بود، اکنون نیازمند دوجین پیام رفت‌و‌برگشتی برای اجراشدن بود. با وجود گروه‌های بیشتری از مردم، این پیچیدگی افزایش‌یافته حتی بیشتر از قبل در کانون توجه قرار گرفته بود؛ به‌طوری‌که این سؤال‌ها ناخودآگاه ایجاد می‌شدند که آیا کارمندی در پاسخ‌دادن تأخیر کرده است؟ همه‌چیز کاملا در حال بررسی است؟ چه زمانی اجماع تغییری در گروه پست الکترونیکی حاصل کرده است؟ به‌عنوان کاربر بخشی از گیرنده‌ی ایمیل، به پاسخ‌گویی آن ملزم هستید یا می‌توانید بدون اتخاذ فرایند تصمیم‌گیری سکوت کنید و به کار خود ادامه دهید؟ آیا نظرتان به‌درستی درک شده یا نیاز است با ارسال پیام‌های بعدی شفاف‌سازی کنید؟ کارمندان اداری گاهی به این مسائل فکر می‌کنند. آنالوگ‌های زندگی واقعی نظریه‌ی سیستم‌های توزیع‌شده اکنون زمان بیشتری برای مدیریت تعداد فزاینده‌ای از تعامل‌های بی‌پایان اختصاص می‌دهند.

inbox

سال گذشته، شرکت نرم‌افزاری RescueTime به‌صورت ناشناس تعداد دفعات ورود به سیستم (logs) استفاده‌شده کامپیوتری ده‌هاهزار کاربر را جمع‌آوری کرد. پس از تجزیه‌و‌تحلیل این داده‌ها، دانشمندان مشخص کردند به‌طور متوسط هر کاربر هر ۶ دقیقه یک‌بار سرویس ایمیل یا پیام‌رسان فوری خود مانند Slack را بررسی کرده است. چندی نگذشت که تیمی به سرپرستی گلوریا مارک، استاد دانشگاه ایروین در ایالات متحده‌ی آمریکا، نرم‌افزار مشابه ورود به سیستم را روی کامپیوترهای کارمندان یکی از شرکت‌های بزرگ نصب کرد. نتایج این مطالعه نشان داد کارکنان به‌طور متوسط روزی ۷۷ بار صندوق ورودی پیام‌های الکترونیک (in-boxes) خود را بررسی می‌کنند. اگرچه به‌سمت ارتباطات ناهم‌زمان حرکت کردیم تا بتوانیم از اتلاف وقت برای بازی تگ‌های تلفنی یا هماهنگی و تنظیم جلسات جلوگیری کنیم، برقراری ارتباط در محل کار بسیار جدی‌تر و طاقت‌فرساتر از گذشته شده است. امروزه کار به چیزی تبدیل شده است که در زمان طلایی اندک خود، در میان درگیری‌های سیزیف‌گونه‌ (Sisyphean) با صندوق ورودی پیام‌های الکترونیک انجام می‌دهیم.

به‌طور متوسط هر کاربر هر ۶ دقیقه یک‌بار سرویس ایمیل خود را بررسی می‌کند

درباره‌ی ابزاری به‌نام نامه‌ی الکترونیکی باید گفت هیچ‌چیزی ذاتا بد نیست. در شرایطی که ارتباط ناهم‌زمان به‌روشنی ارجح است، پخش اعلامیه، گرفتن یا تحویل سند و نامه‌های الکترونیکی در مقایسه با چاپ‌های مبهم برتر هستند. مشکلات هنگامی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم پروژه‌های مشترک مانند برنامه‌ریزی رویدادها و تدوین استراتژی‌ها را به‌صورت ناهم‌زمان انجام دهیم. نتایج به‌دست‌آمده در محل کار و نظریه‌ی سیستم‌های توزیع‌شده نشان می‌دهد برای هماهنگی‌های غیرجزئی، هم‌زمانی معمولا عملکرد بهتری دارد. این بدان‌معنا نیست که باید زمان را به‌عقب برگردانیم و دوباره تلفن‌هاییکه بی‌پایان زنگ می‌زدند، مانند دفاتر اداری اواسط قرن را دوباره ایجاد کنیم؛ بلکه بهترین درسی که باید از نظریه‌ی سیستم توزیع‌شده گرفت، این است که هم‌زمانی مفید نیز اغلب به ساختار نیاز دارد. برای دانشمندان حوزه‌ی علوم کامپیوتر این ساختار صورت الگوریتم‌های توزیع هوشمند و برای مدیران فرایندهای تجاری هوشمندتری را شکل می‌دهد.

در دنیای تجارت، نمونه‌های مجزا از هم‌زمانی ساختاریافته و برنامه‌ریزی‌شده‌ای شروع به ظهور کردند. بسیاری از این آزمایش‌ها مربوط به بخش فناوری است؛ جایی که شاید به‌صورت تصادفی ایده‌های پشت تئوری سیستم‌های توزیع‌شده آشناتر باشند. به‌تازگی یکی از بنیان‌گذاران و مدیران عامل یکی از شرکت‌های فناوری به نیویورکر گفته است حداکثر دو یا سه ساعت در هفته زمان خود را صرف ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی می‌کند. او بیشتر پیام‌های ناهم‌زمان خود را با «ریتم منظم» جلسات خود جایگزین کرده است که برای او امکان مدیریت بهتر و کارآمدتر مسائل را فراهم می‌سازد. او می‌گوید:

اگر کسی برای ارسال پیام اورژانسی احساس نیاز کند، پس بی‌شک مسئله‌ای مربوط به کسب‌و‌کار است که موقعیتش در خطر است.

به‌طور مشابه، شرکت توسعه‌ی نرم‌افزاری Basecamp نیز به کارمندان امکان داد ساعت‌های کاری خود را به سبک استاد (Professor-Style) تنظیم کنند. اگر باید درباره‌ی موضوع خاصی با متخصص صحبت کنید، فقط کافی است در ساعت‌های اداری آن فرد وقت بگیرید، به‌جای آنکه مرتبا به آدرس پست الکترونیکی او پیام بفرستید.

جیسون فرید، بنیان‌گذار و مدیرعامل این شرکت، در پادکست Curious Minds گفت:

شما توجه تمام و کمال فرد را به خودتان جلب می‌کنید. این روشی آرام‌تر برای انجام این کار است. اگر مسئله‌ی فوری پیش بیاید و در ساعت کاری متخصص در آن چند روز نباشد، ناچاریم همین منوال را بپذیریم.

Sprint Execution

در بسیاری از شرکت‌های فناوری، جایگزینی محبوب برای پیام‌رسان ناهم‌زمان چهارچوب همکاری به‌نام اسکرام (Scrum) است که در بین توسعه‌دهندگان نرم‌افزار از محبوبیت خاصی برخوردار است. تیم‌های برنامه‌نویسی با استفاده از اسکرام تلاش خود را به اسپرینت‌هایی (Sprints) تقسیم می‌کنند که با این کار هریک تمرکز خود را بر معرفی مجموعه‌ای از ویژگی‌های مرتبط با یک نرم‌افزار نشان می‌دهند. با وجود این اسپرینت‌ها که از یک تا چهار هفته طول می‌کشد، ملاقات‌های تیمی می‌توانند روزی یک‌بار انجام شود. در‌این‌صورت، هرکسی فرصتی برای صحبت‌کردن پیدا می‌کند. اعضای تیم آنچه روز گذشته انجام شده است و آنچه امروز قرار است انجام شود، تبیین می‌کنند و اگر نیاز به کمک داشتند، از فرد مناسب کمک می‌گیرند.

در اسکرام کلاسیک، یادداشت‌های رنگی به تخته زده می‌شدند؛ به‌گونه‌ای که به‌طورعمومی منعکس‌کننده‌ی این تعهدات باشند و هیچ ابهامی درباره‌ی طرح وجود نداشته باشد. جلسات عموما به‌صورت ایستاده برگزار می‌شدند؛ به‌طوری‌که هیچ‌کس وسوسه نشود پرحرفی کند. همچنین، مدت زمان جلسات حدودا ۱۵ دقیقه بودند. این ایده که تنها ۱۵ دقیقه هم‌زمانی ساختاریافته برای فعالیت یک روز کاری کافی است، ممکن است خنده‌دار باشد؛ اما به‌نظر می‌رسید برای بیش از ۱۲ میلیون توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار به‌خوبی جواب داده است. بسیاری از افراد وقتی اولین‌بار درباره‌ی اثربخشی اسکرام اطلاع پیدا می‌کردند، شگفت‌زده می‌شدند. این نشان‌دهنده‌ی آن است که بسیاری از ما ارزش هم‌زمانی را دست‌کم می‌گیریم؛ ولی وقتی به‌طور درست سازمان‌دهی شود، بسیار قدرتمندتر از چیزی است که درک می‌کنیم.

تصدیق می‌کنیم فواید عمیق و معقول‌بودن فرضیه ناهم‌زمانی در دفاتر اداری باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. همچنین، قبول داریم تجربه این فرضیه را تا حد زیادی رد کرده است. با استفاده از اصطلاحات علوم کامپیوتر، مشخص شد سیستم‌های توزیع‌شده که به تغییر ارتباطات ناهم‌زمانی منجر می‌شوند، به‌زودی ازطریق افزایش پیچیدگی ناشی از هم‌زمانی اشباع می‌شوند. بنابراین، می‌توانیم سیستم‌های بهتری طراحی کنیم که مطمئنا پیام‌های موقت کمتر و هماهنگی بیشتر در زمان واقعی را شامل می‌شوند.

از این منظر، لحظه‌ی ما در تاریخ محل کار متفاوت به‌نظر می‌رسد. دورانی که آینده‌ی نسل نوه‌های ما را پررمزوراز کرده، زمانی است که دوباره با ناهم‌زمانی به وعده‌گاه می‌رویم. دیوانه‌وار چند دقیقه یک‌بار صندوق ورودی پیام‌های خودمان را بررسی می‌کنیم و از پیام‌های مبهم و پیچیده کلافه می‌شویم؛ درحالی‌‌که از کم‌رنگ‌شدن دیدارهای حضوری خرسندیم و همه‌چیز هرروز بیشتر رنگ مجازی به خود می‌گیرد.

برچسب ها :
زومیتفناوری

درباره محمد حسینی راد

چند سالی هست که در دنیای دیجیتال مشغول فعالیتم. کارشناسی ارشد نرم افزار خوندم و از اینکه دارم مطالب مرتبط با زمینه کاری خودم را انتشار می دهم بسیار خرسندم.

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *